Partage fichiers

[mel]

Bonjour,
J'aurais besoin d'avis (multiples, si possible)... Je travaille dans un laboratoire de recherche de biologie. Nous avons de nombreux documents (doc, xls, pdf et logiciels spécialisés) présentement dispersés sur les disques durs de plusieurs ordinateurs. Je voudrais centraliser le tout, pour que cela soit accessible par internet (du travail et de la maison). Sans entrer dans les détails, je ne dispose d'aucune aide de la part du service informatique et je ne peux pas installer un serveur local ou quoi que ce soit sur les ordinateurs de l'institution, car je n'en ai pas les droits.

Idéalement, j'aimerais une interface web de tous nos fichiers. Dans le futur, j'aimerais y ajouter un calendrier partagé, un wiki (genre docuwiki), rapatrier notre site web hébergé ailleurs, mais cela peut se faire de manière indépendante. J'ai survolé les différents GED, certains me semblent intéressants (peut-être maarch) bien que probablement trop lourds. J'ai aussi pensé aux groupwares (tikiwiki est mon préféré) mais il y a beaucoup de fonctions et la prise en mains utilisateur est un peu trop complexe. Toutefois, avant je dois décider de l'emplacement de ces fichiers, et c'est ici que j'aurais besoin d'aide :

-Hébergement: ma première idée, toutefois dans la gamme de prix "faible", l'espace stockage est très restreint. Ma collection de pdf va faire dans les minimum 100Mo dès le départ, et cela ne fera qu'augmenter avec le temps. Toutefois je pourrais y combiner tous mes besoins en un seul endroit.

-Stockage web : par FTP, mais je crois que je pourrais difficilement faire des recherches, ajouter des tags, être averti des changements, je me trompe? Doit-on nécessairement utiliser un serveur FTP, comme Filezilla pour uploader/télécharger?

-Applications gratuites comme GoogleApps/gdrive, Zoho : aurait plein d'avantages mais je n'aime pas trop laisser mes données à des compagnies. Quoi faire des fichiers autres? Pour ma bibliothèque pdf?

-Serveur web maison : pas de cout supplémentaire, j'ai déjà tout ce qu'il faut. Mais je ne m'y connais pas du tout et il faudrait que j'apprenne à maitriser Linux/les serveurs/les applications, ce qui risque de prendre un certain temps. Facilité? sécurité? Fiabilité?

-autres idées?

Il me faut quelque chose de simple (à utiliser et à installer) sinon ca ne sera pas utilisé par les autres. Comment gérer l'envoi des fichiers sur le serveur externe? Impossible directement à partir de Word? Faire des backups journaliers des disques durs et les envoyer via ftp?
Nous serions 5-8 personnes, probablement pas plus de 2-3 connexions simultanées, mais changement de personnels régulièrement, donc je vais devoir réexpliquer le fonctionnement à plusieurs reprises. Les plus gros fichiers ne sont généralement de pas plus de 2Mo mais assez rapidement je vais en avoir une très grande quantité. Autres détails : je ne suis pas informaticienne, et je ferais cela pratiquement comme bénévolat, et nous disposons d'un budget infime.
Merci des idées, mon choix n'est pas du tout fixé encore,
Mel

[Earered]

Bonjour,
[snip]

Sans entrer dans les détails, je ne dispose d'aucune aide de la part du service informatique et je ne peux pas installer un serveur local ou quoi que ce soit sur les ordinateurs de l'institution, car je n'en ai pas les droits.

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-autres idées?

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Autres détails : je ne suis pas informaticienne, et je ferais cela pratiquement comme bénévolat, et nous disposons d'un budget infime.
Merci des idées, mon choix n'est pas du tout fixé encore,
Mel

Réponse courte:

C'est mort.

Un peu plus long :

Vérifier avec le service informatique la politique de sécurité (on parle bien d'un laboratoire de recherche en biologie là? pas d'un club de sport). Il y a des chances (voir, c'est quasiment certain) que la mise en place d'un serveur externe soit contraire à la politique de sécurité.

Si les détails qui nous sont épargnés tiennent du relationnel/administratif c'est cela qu'il faut cibler.

Sinon, si les postes de travail sont des Unix il est probable que le dossier public dans le home soit accessible de l'extérieur après authentification ça peut déjà couvrir le gros du besoin.

A part ça, la mise en place d'un petit serveur maison pour ce genre de chose (copier le site web et l'ensemble des documents du labo?) a de quoi faire hurler (c'est vraiment du ressort du service informatique, entre autre pour la sécurité et l'intégrité des documents (sauvegarde, alimentation, sécurité physique, etc...))

[Tonton]

Bonjour,

J'abonde dans le sens de Earered : Monter un système dans le dos du service informatique, ça n'est pas forcement une bonne idée,

Mais si ce sont des gens avec qui on peut discuter, alors je propose iFolder
Avantage : simplicité d'utilisation, multi-plateforme, utilise les ports HTTP
inconvénients : un peu "chaud" à installer, surtout à cause de la faible documentation disponible.

[Maps]

[J'arrive un peu après la guerre on dirait, mais j'ai écrit ça dans le train avant d'avoir les autres réponses. Je suis peut-être moins pessimiste au final, même si je suis assez d'accord avec les réponses précédentes...]

Bonjour mel,

Ton message me parle particulièrement : je travaille moi-même dans un laboratoire de biologie depuis 5 ans maintenant, et je suis régulièrement confronté à ce genre de problèmes.

En particulier, je suis sidéré par le peu d'importance attaché aux formats ouverts (je n'ose même pas parler du libre dans son ensemble) quand il s'agit de notre travail et de nos données. Une grande majorité de chercheurs que je connais ne sont pas férus d'informatique, et pire que ça, ne souhaitent pas l'être, ne font aucun effort pour maîtriser leur outils informatique, ainsi que les enjeux que sous-tendent leur utilisation.

Bref, tout ceci pour dire que (à la lumière de mon expérience personnelle) les outils mis à disposition ne peuvent créer les conditions nécessaires à leur utilisation, quand bien même ils seraient les outils les plus adaptés aux besoins exprimés. En d'autres termes, est-ce que tu es certaine que la demande est bien là ?
Sans vouloir être rabat-joie outre mesure, je pense qu'il s'agit d'un pré-requis nécessaire à la suite.

Nous avons de nombreux documents (doc, xls, pdf et logiciels spécialisés) présentement dispersés sur les disques durs de plusieurs ordinateurs.

De quel type de document s'agit-il ? Est-ce que tu parles de documents 'administratifs', relatifs au fonctionnement du labo, amenés à être uniquement consultés, ou bien de documents de travail collaboratif (données, rapports ou articles) ? La réponse précise à ta demande dépendra en partie de ce point-là.

Je voudrais centraliser le tout, pour que cela soit accessible par internet (du travail et de la maison).

S'il s'agit juste de consulter des fichiers (et le cas échéant les télécharger), il existe plusieurs interfaces web de type 'explorateur'. Tu en trouveras un certain nombre ici par exemple.

Sans entrer dans les détails, je ne dispose d'aucune aide de la part du service informatique et je ne peux pas installer un serveur local ou quoi que ce soit sur les ordinateurs de l'institution, car je n'en ai pas les droits.

Sans vouloir être à nouveau rabat-joie, je ne suis pas sûr que passer outre le service informatique de ton laboratoire soit une bonne chose. Ceci pour 2 raisons :
- tu risques d'y passer beaucoup de temps, en particulier si ce n'est pas l'objet principal de ton activité ;
- l'acceptation par tes collègues risque d'être encore plus difficile.
À toi donc de juger si le jeu en vaut la chandelle...

Idéalement, j'aimerais une interface web de tous nos fichiers. Dans le futur, j'aimerais y ajouter un calendrier partagé, un wiki (genre docuwiki), rapatrier notre site web hébergé ailleurs, mais cela peut se faire de manière indépendante. J'ai survolé les différents GED, certains me semblent intéressants (peut-être maarch) bien que probablement trop lourds. J'ai aussi pensé aux groupwares (tikiwiki est mon préféré) mais il y a beaucoup de fonctions et la prise en mains utilisateur est un peu trop complexe.

Sur cette partie, je passe mon tour, je n'ai que très peu de connaissance sur ces outils.

-Hébergement: ma première idée, toutefois dans la gamme de prix "faible", l'espace stockage est très restreint. Ma collection de pdf va faire dans les minimum 100Mo dès le départ, et cela ne fera qu'augmenter avec le temps. Toutefois je pourrais y combiner tous mes besoins en un seul endroit.

N'importe quel hébergement fera l'affaire. En 1e approche, un compte free suffira amplement. Je crois qu'ils sont désormais passés à 10Go d'espace de stockage, ce qui laisse une marge confortable.
Si le développement de ces outils se passe comme tu le souhaites, tu pourrais ensuite passer à une offre d'hébergement payante, associée à un nom de domaine (acheté de manière indépendante). Je t'encourage toutefois à commencer avec un compte free, ça te permettra de te faire la main à peu de frais.

-Stockage web : par FTP, mais je crois que je pourrais difficilement faire des recherches, ajouter des tags, être averti des changements, je me trompe? Doit-on nécessairement utiliser un serveur FTP, comme Filezilla pour uploader/télécharger?

Pour la 1e partie, tu ne te trompes pas. Un serveur FTP n'est finalement pas très souple, mais peut tout à fait être amélioré via une interface web (cf. plus haut) par exemple. Pour le transfert, un logiciel spécialisé n'est pas nécessaire. Sous Windows, l'explorateur en est tout à fait capable, sous Linux, tous les outils sont fournis de base (Nautilus par exemple). Il existe également une extension Firefox (Fireftp) qui permet une gestion un peu plus souple sans installer de nouveau logiciel.

-Applications gratuites comme GoogleApps/gdrive, Zoho : aurait plein d'avantages mais je n'aime pas trop laisser mes données à des compagnies. Quoi faire des fichiers autres? Pour ma bibliothèque pdf?

Pour ces applications en ligne, je suis aussi cautionneux que toi pour y laisser des données importantes (certes, tout est relatif). Je ne les ai donc pas utilisés et ne suis dès lors pas compétent pour te répondre.

-Serveur web maison : pas de cout supplémentaire, j'ai déjà tout ce qu'il faut. Mais je ne m'y connais pas du tout et il faudrait que j'apprenne à maitriser Linux/les serveurs/les applications, ce qui risque de prendre un certain temps. Facilité? sécurité? Fiabilité?

À éviter. Trop de soucis en vue... Ou alors, tu prends le temps qu'il faut pour maîtriser tout ce que tu as souligné, et donc les outils ne seront pas disponibles avant longtemps.

Comment gérer l'envoi des fichiers sur le serveur externe? Impossible directement à partir de Word? Faire des backups journaliers des disques durs et les envoyer via ftp?

Je commence à être un peu perdu... Il faudrait que tu définisses précisément quels sont les besoins et utilisations possibles de la solution que tu attends, je ne suis pas sûr d'avoir bien saisi en fin de compte...

Autres détails : je ne suis pas informaticienne, et je ferais cela pratiquement comme bénévolat, et nous disposons d'un budget infime.

Le budget n'est pas vraiment problématique, pas plus que tes compétences informaticiennes. Comme je l'ai déjà souligné, pour 5-8 personnes, un compte free te permettra tout ce dont tu as besoin, tout en t'évitant d'avoir à gérer un serveur, avec tout ce que cela entraîne... En revanche, et tu n'y couperas pas, ça peut être TRÈS chronophage.


Pour conclure : si j'ai bien cerné ta problématique, un compte free suffira amplement, agrémenté de quelques applications accessibles en ligne (gestion de fichiers, fonctionnalités additionnelles que tu souhaites mettre en place, etc.). Tu pourras également y adjoindre un site web.
N'hésite en revanche surtout pas à préciser ce que tu souhaites faire ici même, certains points me laissent légèrement perplexe.

[mel]

Bonsoir,
D'abord, merci de me répondre et surtout de vous préoccuper de mes problèmes éventuels avec le service informatique. Toutefois, je n'aurais pas peut-être pas dû mentionner cette introduction, mais je voulais simplement cerner le contexte. Si le service informatique était compétent (ou ne serait-ce qu'ouvert), il est évident que je ne ferais pas toutes ces démarches. Je ne sais pas si vous connaissez le contexte d'un lab de recherche tel que le mien (et pas en France), mais nous sommes assez indépendants de l'institution, qui d'ailleurs nous le rend bien en nous offrant que peu de services. Désolé pour le commentaire éditorial... Mais ne vous en faites pas j'ai l'aval de mon supérieur immédiat et bien que ce serait pas une solution qui ne soit pas "pro", ce serait déjà mieux que présentement. Il est évident que j'y passerais du temps, mais mon but est tout de même de m'en sauver à long terme... Coté sécurité, ce ne sont pas des données confidentielles (dans le sens de dossiers de patients) mais je n'aime pas que tout un chacun puisse y accéder, je ne veux pas me faire "scooper"!

De quel type de document s'agit-il ? Est-ce que tu parles de documents 'administratifs', relatifs au fonctionnement du labo, amenés à être uniquement consultés, ou bien de documents de travail collaboratif (données, rapports ou articles) ? La réponse précise à ta demande dépendra en partie de ce point-là.

Les fichiers à partager sont principalement quelques archives de documents administratifs (mais très peu). La grande majorité seront des jpg, xls et doc (résultats, protocoles...). Il y aura aussi des présentations ppt, des posters/abstracts. Pour tout ceux-ci, ils devront être accessibles au téléchargement. Il y aura aussi des documents à rédiger (articles, présentation, rapport de résultats) de façon commune, je pensais utiliser le wiki pour au moins faire la base des textes (idées, plan) avant de mettre en forme. Finalement, mon plus grand souhait serait ma bibliothèque d'articles en pdf qui devrait être facilement "recherchable", par des tags et une recherche poussée dans les documents afin d'avoir aisément sous la main tous les articles principaux sans devoir aller sur Pubmed. Ce pourrait aussi être relié à un logiciel comme EndNote.

Sinon, si les postes de travail sont des Unix

Oublie ça tout de suite. Nos ordis sont WinNT, word et IE6 sont rois. Ce que j'ai présentement est un serveur réseau, ouvert, sans mot de passe, à tous les employés (quel que soit leur statut, du concierge au directeur-général), avec une capacité limitée de stockage. En intranet, inaccessible de la maison.

Il est évident que cette "solution" parallèle ne serait pas la source première des documents mais une référence lorsque nous avons besoin du document X. Car pour l'instant j'ai de la difficulté à m'y retrouver entre mes 2 clés USB, mon portable personnel, et les 3 ordinateurs du labo en plus des documents que je voudrais partager avec mes collègues.
Comme je le disais, il faut que ce soit simple d'utilisation, mais mes collègues sont beaucoup plus "ouverts" que le service informatique!

Ma solution #1 était dès le départ ma préférée, mais j'ai déjà cherché les hébergements gratuits (sans pub, si possible) et ils ne sont pas légion outre-atlantique. La vitesse est-elle dépendante de la distance aux serveurs? me semble avoir lu ça quelque part, mais je ne suis plus sure...
Merci encore! Et n'hésitez pas s'il y a d'autres questions, ca va me permettre de bien cibler ce que je veux.
Mel

[Tonton]

Je n'ai pas eu de succès avec mon iFolder (libre), je retente ma chance avec Hamachi (pas libre).
On va un peu au-delà du simple partage de fichier car il est question ici de VPN entre les machines membres.

Avantages: Très simple à mettre en oeuvre, multiplateforme
Inconvénients : pas libre, dépend de serveurs tiers dont nous ne savons rien, repose sur la confiance que nous accordons à l'éditeur.

[hemhel]

Pourquoi ne pas utiliser le "Porte Documents" installé chez un hébergeur mutualisé low cost ...
Pas testé. Il faudrait simplement vérifier si le moteur de recherche cherche également dans les commentaires (les fichiers uppés sont commentables i.e. taggables).
http://www.dmanager.org/

[hemhel]

Je viens d'installer le "Porte Documents" pour un collègue et, hélas, le moteur de recherche ne prend pas en compte les "commentaires". Dont acte.