On peut aussi dans ce cas utiliser un gestionnaire de bases de données, c'est pas difficile et ça peut être très utile.
Il existe évidemment OOo Base, qui ressemble à Access, mais du coup il est aussi "bouillabaisse" que son prédécesseur (et lourd pour la machine).
A mon avis, la meilleure solution pour manipuler de la donnée est encore un MySQL (existe pour Windows, par exemple en installant carrément EasyPHP), couplé à phpMyAdmin (fourni avec EasyPHP), ou encore plus classieux les outils MySQL (en GPL) :
http://dev.mysql.com/downloads/gui-tools/5.0.html
Avantages : MySQL est très (!) rapide, libre, peu gourmand, très utilisé, hautement productif puisqu'on peut accéder un tel gestionnaire depuis ce qu'on veut : commande, scripts ou programmes persos, scripts tout faits (la plupart des outils PHP exploitent MySQL), et même OOo ! Accessoirement c'est accessible en réseau, donc les données restent sur un serveur, et les utilisateurs peuvent piloter tout ça de n'importe où (internet, intranet, pairdelunet ou que sais-je encore).
Inconvénient, s'il en est : ce n'est pas directement WYSIWYG (mais les multiples interfaces de gestion sont là pour y remédier). Mais je pense qu'un léger apprentissage de ce qu'est un vrai gestionnaire de bases de données est largement rétribuée par les services que ça peut rendre ensuite. Surtout si on choisit dès le départ MySQL (ou PostgreSQL) et pas Access ou ses clones.